Dokumentenmanagement
Viele Unternehmen stehen vor dem Problem, platzsparend und einfach Ihre große Anzahl an Dokumenten zu archivieren und rechtssicher zu verwalten.
Die Flut von Informationen ist das Kapital des Unternehmens, unterliegt aber auch rechtlichen Beschränkungen. Je nach Branche entweder mehr oder weniger. Je nach Rechtszweig (Steuerrecht, Handelsrecht, etc.) ggf. auch verbunden mit Aufbewahrungsvorschriften für Dokumente.
Die in Firmen erzeugten Dokumente sind vielfältig. Word, Excel, PowerPoint, OneNote, und weitere Dateiarten wie PDF, TIFF, JPG, DVG oder Musik- und Videodateien, MP3, MPG4 usw. Aber auch Dokumente aus der „ERP-Welt“, wie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Materialbeschaffungen, etc. an Kunden oder von Lieferanten. Briefverkehr, Fax-Dateien und insbesondere die große Anzahl von E-Mails, müssen schnell und einfach verwaltet werden.
Will man aber mehr, also das Suchen nach Informationen fördern, auch z.B. im Sinne des rechtegesteuerten Zugriffs auf Unternehmensinformationen / Wissensdatenbank und dennoch die Effizienz der Mitarbeiter erhöhen, benötigt man spezielle Systeme. In diesem Fall empfehlen wir den Einsatz eines Dokumenten Management Systems (DMS).
Des Weiteren sucht man E-Mails z.B. in Outlook / Exchange. Unterstützung findet man hier z.B. in einem E-Mail Archiv System, welches auch die Anhänge erkennen lässt. Auch diesbezüglich beraten wir Sie gerne persönlich.