GFIArchiver
Der GFI-Archiver ist ein Produkt, was wir für unsere Kunden aus dem Markt gezielt ausgewählt haben. Es zeichnet sich dadurch aus, dass es einfach in der Bedienung für Anwender und Administratoren ist. Einfach funktioniert und das auf Basis einer sinnvollen Vorgehensweise und stabilen Plattform (u.a. SQL-Server). Alle relevanten Funktionen liefert um diesen Themenbereich auszufüllen und zudem sehr günstig im Verhältnis zu anderen Produkten mit vergleichbarer Leistung, ist.
E-Mail-Archivierung ist Pflicht für Unternehmen
Rechtliche Aspekte z.B. aus dem Steuerrecht, Handelsrecht und noch weiteren, die eine zertifizierte Original-Archivierung nach GoBD, welches GDPdU und GoBS ersetzt, erfordern. Im Steuerrecht z.B. müssen nicht signierte Belege (Rechnungen) im elektronischen Original 10 Jahre aufbewahrt werden, um die enthaltene Vorsteuer korrekt abziehen zu dürfen. Wird dies nicht durchgeführt, so kann ein Steuerprüfer letztlich sogar die komplette Buchhaltung verwerfen und schätzen. Ein Steuerschätzverfahren ist meist jedoch erheblich teurer. Auch wenn viele Steuerprüfer diese Regeln derzeit noch nicht zwingend einfordern und auch Kopien im Sinne von Ausdrucken elektronischer Rechnungen akzeptieren, wird dies im zunehmenden Maße relevanter und eindringlicher gefordert.
Auch das Handelsrecht fordert, dass Handelsbriefe im elektronischen Original, 8 Jahre aufzubewahren sind. Das Mail-Archiv muss dabei den Richtlinien der GoBD entsprechen.
E-Mail Postfach archivieren
GFI (Mail) Archiver basiert auf einer MS SQL-Datenbank und unterstützt neben Microsoft Exchange auch andere Journal-Postfach fähige MailServer, z.B. Kerio Connect. Natürlich kann man auch gehostete Exchange-Server wie z.B. Office 365 archivieren.
Alle Ein- und ausgehenden Mails, die den Mail-Server erreichen, werden via Journal an das Mail-Archiv weiter gereicht und dort archiviert. Natürlich können vielfältige Regeln die zu archivierenden Postfächer und auch genauer noch E-Mails reduzieren. Man sollte dabei aber immer die Rechtssicherheit im Auge behalten, mehr ist hier mehr.
Fax-Archivierung
Werden Faxe z.B. elektronisch versendet (Fax-Server / UMS-Server) oder empfangen, so sollten auch diese zwingend im elektronischen Original archiviert werden. Da diese Dokumente im Archivsystem rechtssicher inkl. der Journale beim Senden und Empfangen abgelegt werden und damit nicht änderbar sind, sind sie auch im Streitfalle rechtsrelevante Beweismittel. Anders als z.B. eine versandte E-Mail, die auch mal nicht ankommen könnte.
C4 möchte Ihnen als Kunden von der Beratung bis zur Realisierung und Betreuung Sicherheit bei der E-Mail Archivierung geben. Mit GFI (Mail) Archiver bieten wir unseren Kunden ein Produkt welches im Hause direkt am Mail-Server wirkt und somit auch schnell und einfach in die vorhandene EDV & IT integriert werden kann.
Bei der Archivierung werden viele Informationen in einen Index geschrieben. Dies funktioniert u.a. bis zu den Inhalten von Anhangsdokumenten, nach denen bei Bedarf dann auch gesucht werden kann. Das Mail-Archiv ist so also nicht nur ein Archiv, sondern auch eine Benutzererleichterung und Funktionserweiterung des Mail-Clients. Es werden z.B.:
- die Suchfunktionen erheblich erweitert
- Der Benutzer in die Lage versetzt, selbst gelöschte Mails seines Postfaches wieder herzustellen
- Der Fernzugriff auf das Mail Archiv / Postfach ist leicht per Browser oder Handy möglich
- Der Zugriff auf Mails von Vorgängern am Arbeitsplatz ist leichter möglich, ohne dass im Active Directory Leichen verbleiben müssen.
- Bedienung ist so einfach wie Outlook selbst.
- Die Ordnerstrukturen können in das Archiv synchronisiert werden.
